Comment se préparer avant la mission professionnelle aux Etats-Unis ?
Organiser une mission professionnelle aux États-Unis demande anticipation et préparation dans plusieurs domaines. Voici les étapes clés :
- Assurance santé : Les frais médicaux aux États-Unis sont très élevés. Un simple passage aux urgences pour un bras cassé, par exemple, peut coûter jusqu’à 10 000 dollars. Il est donc fortement recommandé de souscrire une assurance voyage complète incluant une très bonne couverture des frais médicaux, le rapatriement et l’assistance en cas d’urgence.
- Vérifier la validité du passeport : Il doit être valide au moins 6 mois après la date de retour.
- Réservation des vols et hébergements : Si votre entreprise dispose d’un service voyage, contactez-les afin d’en bénéficier et de ne pas avoir à avancer les frais.
- Objectifs professionnels : Établissez un planning clair du déroulement de votre séjour et définissez les objectifs à atteindre (réunions, formations, projets).
- Choix du visa adapté : Pour une mission courte, jusqu’à 180 jours, le visa le plus courant est le B-1 (Business Visitor) ou le visa L-1 pour les transferts intra-groupes. Ces démarches doivent être initiées plusieurs semaines avant le départ. Nous vous donnerons davantage de détails dans la suite de ce guide.
Avec quel type de visa se rendre aux Etats-Unis pour une mission professionnelle ?
Le choix du visa constitue une étape essentielle pour toute mission professionnelle aux États-Unis, car il détermine les droits, les obligations et la nature des activités autorisées durant le séjour.
Pour une mission de moins de 180 jours, le visa B1 est généralement préférable au visa L-1 car il est plus simple, plus rapide à obtenir et mieux adapté aux déplacements professionnels temporaires sans rémunération locale.
Il s’agit d’un visa court séjour pour affaires destiné aux personnes qui se rendent aux États-Unis dans le cadre d’activités professionnelles non rémunérées sur place (participer à des réunions, suivre une formation, rencontrer des clients).
Le visa B-1 est déposé par le salarié lui-même auprès de l’ambassade ou du consulat des États-Unis, mais l’entreprise est tout de même tenue d’accompagner le salarié dans ses démarches. En effet, l’entreprise doit :
- Fournir une lettre d’invitation ou de mission qui précise le but, la durée et les conditions du séjour.
- Justifier le lien professionnel entre le salarié et l’entreprise (contrat, poste, ancienneté).
- Prendre en charge les frais de visa, soit directement, soit par remboursement.
- Préparer les justificatifs nécessaires (billets, hébergement, assurance, etc.).
Le salarié a également des devoirs, comme :
- Remplir le formulaire DS-160 en ligne.
- Prendre rendez-vous auprès de l’ambassade ou du consulat et s’y présenter avec les documents fournis par l’entreprise.
Vous l’aurez compris, même si le salarié est le demandeur du visa B1, l’entreprise est responsable de la préparation du dossier, de la justification du déplacement et souvent de la prise en charge des frais. Cela fait partie de ses obligations légales et pratiques dans le cadre d’une mission professionnelle à l’étranger.
Attention tout de même, le visa B1 n’autorise pas à exercer une activité rémunérée aux États-Unis. Il est généralement valable pour une durée de séjour de 1 à 6 mois, avec possibilité de prolongation. Il ne permet pas non plus de travailler pour une entreprise américaine ou de percevoir un salaire local.
Les obligations de l’employeur
L’employeur a une obligation légale de sécurité envers ses salariés en mission, définie par l’article L.4121-1 du Code du travail : « l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés ». Cela implique :
- Évaluation des risques : L’entreprise doit analyser les risques liés à la destination (sanitaires, sécuritaires, climatiques) et mettre en place des mesures adaptées.
- Assurance obligatoire : Le choix d’une couverture conforme à la législation et adaptée aux besoins spécifiques des collaborateurs est indispensable. Elle doit inclure la gestion des crises (attentats, catastrophes naturelles), le retour anticipé et la garantie annulation avant départ.
- Accompagnement administratif : Comme nous l’avons évoqué précédemment, l’entreprise doit assister le salarié dans l’obtention du visa.
- Sécurité sociale : L’employeur doit remplir le formulaire CERFA n°60-3351 (« Avis de mission professionnelle à l’étranger ») pour informer la Sécurité sociale.
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- La couverture des frais médicaux jusqu’à 5 millions d’euros
- L’assistance, rapatriement à hauteur des frais réels
- La téléconsultation afin de pouvoir parler avec un médecin à tout moment
- L’individuelle accident de voyage en cas de décès ou d’accident
- La responsabilité civile vie privée à l’étranger
- L’option loisirs pour couvrir les voyages de loisirs avant/après la mission
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